Rutin munkaügyi feladat az év elején a munkavállalót megillető éves fizetett szabadság mértékének megállapítása. Egyáltalán nem biztos azonban, hogy az év elején kiszámított mennyiség érvényes marad az egész évre, és nem a jogszabályok változására kell gondolnunk.

Év közben számos változás következhet be a munkaviszony körülményeiben, amely befolyásolja a szabadság mértékét. Egyrészt, míg az alapszabadság mértéke minden munkavállalóra, minden évre egységesen 20 munkanap, addig a munkavállaló újabb vagy több pótszabadságra válhat jogosulttá. Például, a gyermeke után pótszabadság illeti meg a szülőt, először abban az évben, amikor a gyermek megszületett. Elképzelhető, hogy a januári kalkulációnál még maga a munkavállaló sem tervez azzal, hogy ebben az évben gyermeke születik. A megszületésével azonban automatikusan nő a tárgyévi szabadsága (első gyermek esetén két nappal). Ez akkor is így van, ha a gyermek szilveszterkor jön a világra, és a plusz napokat a tárgyévben már nem is lehetne kiadni.

Szintén nő az éves szabadság mértéke, ahogy a munkavállaló idősebb lesz, és egyre több életkori pótszabadságra lesz jogosult. A több szabadság attól függetlenül megilleti a tárgyévben a munkavállalót, hogy mikor van a születésnapja. Ebből azonban nem következik, hogy a munkáltatónak már januárban a magasabb pótszabadsággal kellene kalkulálnia, ha tudja, hogy abban az évben a munkavállaló betölti a több szabadságra jogosító életkort. Előfordulhat ugyanis, hogy a születésnapja előtt megszűnik a munkaviszony, így a több pótszabadságra jogosító körülmény már nem a munkaviszony fennállása alatt következik be.

Hasonlóan kell eljárni valamennyi pótszabadság esetén. Ha az év közben következik be a több szabadságra jogosító körülmény, a tárgyévben a pótszabadságot teljes egészében biztosítani kell (azaz nem lehet arányosítani az év hátralévő részéhez). Előre azonban (a pótszabadság feltételének bekövetkezése előtt) akkor sem kell biztosítani a pótszabadságot, ha annak bekövetkezése biztosnak látszik. Például, ha a munkavállaló augusztusban apa lesz, a születendő gyermeke után járó pótszabadságot a szülés előtt nem veheti igénybe, hiszen arra csak a születéssel szerez jogot. A gyermek születése után viszont megkapja a két nap pótszabadságot, bár az évből már csak egy harmad van hátra.

Előfordulhat olyan eset is, ami miatt csökken a tárgyévi szabadság. A januárban kikalkulált mérték ugyanis csak akkor jár a munkavállalónak, ha a teljes évet munkában tölti. Ha valamilyen okból mentesül munkavégzési és rendelkezésre állási kötelezettsége alól, arra az időre nem feltétlenül jogosult szabadságra. A törvény pontosan felsorolja azokat a távolléteket, amelyeket a szabadság szempontjából munkában töltött időnek kell tekinteni. Minden más esetben a távollétre eső időarányos mértékkel csökkenteni kell a munkavállalót megillető szabadságot. Például, ha a munkavállaló egy külföldi tanulmányút céljára három hónap fizetés nélküli szabadságot kér a munkáltatójától, az adott évben az éves szabadságának csak a háromnegyed részére lesz jogosult.

Fontos változás 2015. január 1-jétől, hogy a keresőképtelenség teljes tartama szabadságra jogosító időként veendő figyelembe. A korábbiakkal szemben tehát nem fog változni a munkavállalót megillető szabadság mértéke, ha a tárgyévben keresőképtelenség miatt nem dolgozik. Annak nincs jelentősége, hogy milyen okból és milyen időtartamban keresőképtelen a munkavállaló.

A szabadság csökkenése bekövetkezhet egyes pótszabadságok elvesztésével is. Például, a fogyatékossági támogatásban részesülő munkavállaló e jogcímen csak addig jogosult évente öt munkanap pótszabadságra, amíg e támogatás jár neki. Az ellátás év közbeni elvesztésével a pótszabadság sem jár a jövőben, de a tárgyévben még a teljes mérték biztosítandó. Ahogy az év közben bekövetkező jogosultságnál sem, úgy az év közben megszűnő feltétel esetén sem lehet alkalmazni az időarányosítást.

Számos esetben előfordulhat tehát, hogy a januárban kiszámított éves szabadság csak tervadatnak bizonyul, amit az év közben bekövetkező változásokra tekintettel korrigálni kell. Fontos, hogy a felek együttműködési és tájékoztatási kötelezettségükből eredően kötelesek egymást haladéktalanul tájékoztatni a szabadság mértékét befolyásoló változásokról.